Contratar una agencia de automatización o IA: qué pedir

Antes de contratar una agencia de automatización o IA, pide un diagnóstico previo, un alcance escrito, la propiedad de tu código y tus datos, un plan de mantenimiento y métricas de éxito acordadas. Si no te lo dan claro desde la primera reunión, es una señal de alarma.

Hoy cualquiera se llama "agencia de IA". Estas preguntas te ayudan a separar a quien resuelve problemas de quien vende una demo.

¿Qué debe incluir un buen diagnóstico?

Un proveedor serio no empieza proponiendo herramientas, sino entendiendo tu proceso. El diagnóstico debería dejar por escrito:

1. Qué proceso se automatiza y cuánto tiempo o dinero consume hoy.
2. Qué datos y sistemas intervienen (ERP, correo, hojas de cálculo, tienda online).
3. Qué cambia para las personas que hoy hacen la tarea.
4. Riesgos: datos personales, errores posibles y qué pasa si falla.
5. Prioridad: por dónde empezar para ver resultados pronto.

¿Cómo debe ser el alcance?

Debe ser concreto: entregables, fases, plazos y qué queda fuera. "Automatizar tu empresa con IA" no es un alcance. "Leer las facturas que llegan por correo, extraer los datos y volcarlos al ERP, con revisión manual de las dudosas" sí lo es. Pide además cómo se aceptará el trabajo: qué pruebas tienes que ver para darlo por bueno.

¿Qué debes exigir sobre propiedad y datos?

• Código y flujos: si pagas por ellos, deberías poder acceder, o tener una licencia clara.
• Tus datos: dónde se guardan, quién los ve y qué pasa al terminar el contrato.
• Cuentas y accesos: que las herramientas estén a nombre de tu empresa, no de la agencia.
• Documentación: cómo funciona lo que te entregan, para que otra persona pueda retomarlo.

Si hay datos personales de por medio, debe haber un contrato de encargado de tratamiento conforme al RGPD.

¿Qué costes recurrentes hay que preguntar?

Es lo que más sorprende después. Pregunta por:

• Licencias de las herramientas de automatización.
• Consumo de APIs de IA, que suele depender del uso.
• Alojamiento o servidores.
• Mantenimiento y soporte: qué incluye, qué tiempo de respuesta y cuánto cuesta cada cambio.

Pide una estimación mensual para un uso normal y qué ocurre si el volumen crece.

¿Qué señales de alarma debes vigilar?

• Prometen resultados cerrados sin conocer tu proceso.
• No hablan de errores ni de supervisión humana.
• Nadie te explica cómo medirán si ha funcionado.
• El trabajo queda en cuentas suyas y sin documentar.
• Todo son "agentes autónomos" y nada de casos concretos.
• Te presionan para decidir ya.

¿Cómo mides si ha merecido la pena?

Acordad antes una métrica sencilla: horas ahorradas al mes, errores evitados, tiempo de respuesta a clientes. Mídela antes y después, y revisa a los tres meses.

¿Cómo comparar propuestas de varias agencias?

Pide a todas el mismo punto de partida y compara lo que cada una entiende y propone. Una buena propuesta describe tu proceso con tus palabras, separa lo que es imprescindible de lo opcional y explica por qué elige cada herramienta. Valora también si te explican las limitaciones de la solución. Quien solo habla de ventajas probablemente no ha pensado en qué pasa cuando algo falla, y eso lo pagarás tú después.

¿Te ayudamos?

Nuestro diagnóstico de digitalización está pensado justo para esto: ver qué conviene automatizar, qué no, y con qué coste, antes de comprometer presupuesto. Hablamos cuando quieras.