Verifactu y Excel: ¿puedes seguir facturando con hojas de cálculo?

Facturar con Excel o Word no es, por sí solo, un sistema informático de facturación; lo que importa es si el programa genera, numera y almacena las facturas de forma automática. Una hoja con macros, numeración correlativa automática o que guarda un historial de registros se parece mucho más a un sistema de facturación que una plantilla que rellenas a mano.

Si eres autónomo o pyme y todavía facturas así, merece la pena aclararlo antes de que Verifactu te obligue a cambiar.

¿Qué es Verifactu y cuándo aplica?

Verifactu es el conjunto de requisitos técnicos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación (SIF) para garantizar que las facturas no se alteran. Regula el Real Decreto 1007/2023.

Las fechas han cambiado. Según las fuentes consultadas, el Real Decreto-ley 15/2025, publicado en el BOE el 3 de diciembre de 2025, aplazó la obligación: al 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y al 1 de julio de 2027 para el resto, incluidos los autónomos. Como las fechas pueden volver a cambiar, confirma el calendario vigente en la web de la AEAT. Tienes más contexto en nuestra guía Verifactu: qué es y cómo cumplir.

¿Cuándo una hoja de cálculo cuenta como sistema de facturación?

No hay una regla de un solo criterio, pero estas preguntas te orientan:

1. ¿Numera las facturas automáticamente? Si una macro o una fórmula asigna el número y lo guarda, apunta a SIF.
2. ¿Guarda un registro de cada factura emitida? Una pestaña que acumula registros de forma automática se parece a un sistema que genera registros de facturación.
3. ¿Genera el PDF o el documento final sin intervención? Cuanto más automático es el proceso, más cerca está de la definición.
4. ¿Lo usas para muchas facturas o es una herramienta puntual? El volumen no cambia la definición, pero sí tu exposición al riesgo.

En cambio, un Word o un Excel que abres, rellenas y guardas a mano, sin lógica automática, no suele considerarse un SIF. Aun así, el criterio final lo fija la AEAT, así que ante la duda consúltalo con tu asesor.

¿Qué puedes hacer si facturas con Excel?

• Valorar si te compensa pasar a un programa ya adaptado. Es la vía más sencilla para un autónomo con pocas facturas.
• Revisar tus macros. Si quieres mantener tu hoja, comprueba qué automatiza y si encaja en la definición de SIF.
• Pedir una adaptación a medida si tu proceso es peculiar (presupuestos, albaranes, partes de trabajo conectados con la factura). Aquí un desarrollo a medida puede evitar que cambies toda tu forma de trabajar.

¿Qué preguntas hacerle a tu asesor?

Antes de decidir, lleva a tu asesor una lista concreta: cómo numeras hoy las facturas, si hay macros, dónde guardas los archivos y quién puede modificarlos después de emitirlos. Con esos datos podrá decirte si tu hoja entra en la definición de sistema informático de facturación o si puedes seguir como hasta ahora. Pregunta también por el calendario aplicable a tu situación (autónomo o sociedad) y por si te conviene adelantarte. Decidir con tiempo evita cambiar de herramienta con prisas y reduce el riesgo de errores en las facturas durante la transición.

¿Te ayudamos?

Si no sabes si tu forma de facturar entra o no en Verifactu, o quieres adaptar la herramienta que ya usas, cuéntanos cómo facturas. Trabajamos con pymes y autónomos de Canarias y de toda España y te decimos con claridad qué conviene hacer.